Sanexen est à la recherche d’un·e Coordonnateur·trice administratif·tive pour ses bureaux de Brossard ou Québec.
Description de l’emploi
La personne titulaire de ce poste assure le bon fonctionnement des activités administratives liées à l’approvisionnement, à la facturation et au suivi des dépenses des projets. Elle agit comme point de liaison entre les chargé(e)s de projets, les fournisseurs et l’équipe des finances afin de garantir l’exactitude des informations financières, tout en veillant au respect des échéanciers de fin de mois.
Autonome, rigoureuse et minutieuse, cette personne joue un rôle clé dans la gestion des bons de commande, la conciliation de la carte de crédit corporative, la facturation client ainsi que la communication des coûts engagés dans les projets. Elle contribue également aux conciliations de fin de mois avec les fournisseurs et au suivi rigoureux des courus, en collaboration avec les chargé(e)s de projet.
Principales responsabilités
Approvisionnement et bons de commande
- Créer et émettre les bons de commande auprès des fournisseurs selon les besoins des projets.
- Créer les bons de travail associés aux interventions réalisées par le centre opérationnel et émettre les bons de commande correspondants.
- Effectuer la réception des bons de commande et effectuer la mise en correspondance entre les quantités réceptionnées et la facture reçue.
- Assurer le suivi des bons de commande ouverts et résoudre les écarts avec les fournisseurs.
Facturation et comptes clients
- Préparer et émettre la facturation aux clients en respectant les modalités contractuelles selon les directives des contrôleurs de projets ou chargés de projets.
- Vérifier l’exactitude des montants facturés avec les pièces justificatives et apporter les ajustements requis.
Conciliation et suivi des dépenses
- Effectuer la conciliation mensuelle des cartes de crédit corporatives.
- Communiquer avec les chargés de projets pour valider et classifier les dépenses associées à leurs projets.
- Préparer les écritures de courus en fonction des discussions avec les chargés de projets.
- Assurer un suivi rigoureux en fin de mois et respecter les délais des finances.
Collaboration et communication
- Agir comme personne ressource entre les chargés de projets, les fournisseurs et l’équipe des finances.
- Communiquer de façon proactive avec les chargés de projets pour le suivi des dépenses et des engagements.
- Répondre aux demandes des fournisseurs concernant les paiements, les bons de commande et les factures.
- Participer aux rencontres administratives et contribuer à l’amélioration des processus.
Amélioration continue
- Proposer des améliorations aux processus administratifs et aux outils de suivi.
- Documenter les procédures et contribuer à la mise à jour des pratiques de l’équipe.
Qualifications requises
Profil recherché
- Minimum de 5 ans d’expérience pertinente en travail administratif ou en approvisionnement.
- Excellentes compétences en communication orale et écrite, en français et en anglais.
- Expérience en coordination ou en gestion administrative.
- Bonne maîtrise de Microsoft Excel et des outils bureautiques.
- Grande rigueur, minutie et souci du détail.
- Autonomie, sens de l’organisation et capacité à gérer plusieurs priorités.
- Capacité à travailler sous pression dans le respect des échéanciers de fin de mois.
Atouts
- Formation en administration, en finances ou dans un domaine connexe.
- Connaissance de Microsoft D365
- Connaissance d’outils d’intelligence artificielle.
Maîtrise du français et de l’anglais :
Compte tenu de la diversité de notre équipe et de la nécessité de collaborer avec des clients et partenaires locaux, pancanadiens et internationaux, la capacité de comprendre et de s’exprimer dans les deux langues est exigée.
Nous valorisons la diversité et l’inclusion, et nous nous engageons à offrir un environnement de travail respectueux et équitable pour tous.
Ce texte utilise le masculin générique pour faciliter la lecture; il inclut les termes masculins et féminins dans le cadre de notre politique d’inclusion.
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À propos de SANEXEN
SANEXEN – Plus de 40 ans de solutions environnementales innovantes
Un chef de file en environnement en Amérique du Nord, SANEXEN conçoit depuis plus de quatre décennies des solutions durables, sur mesure et à la fine pointe de la technologie. Notre expertise couvre la réhabilitation de sites contaminés, la gestion des matières réglementées, l’analyse de risques, le dragage, la déshydratation, le traitement des effluents industriels, l’élimination des PFAS, et bien plus encore.
Ce qui nous distingue? Nos équipes multidisciplinaires d’ingénieurs, de scientifiques et de spécialistes passionnés, qui repoussent les limites de l’innovation pour relever les défis environnementaux les plus complexes dans les secteurs industriel, municipal et gouvernemental.
Travailler chez SANEXEN, c’est contribuer à des projets porteurs de sens, dans un environnement où ton expertise est reconnue, ta voix entendue et ton développement soutenu.
Ici, tu fais partie d’une équipe engagée à bâtir un avenir plus propre, plus sûr et plus durable — pour tous.
